１ はじめに
こんにちは。弁護士・中小企業診断士の正岡です。
労務管理の基盤となる就業規則。この記事では、就業規則の重要性や失敗例についてご説明し、就業規則の点検の必要性についてお伝えします。
２ 就業規則とは
就業規則とは、労働条件や労働者の就業上のルールを定めた規則類のことです。
就業規則の内容が合理的なもので、会社が就業規則を労働者に周知させていた場合には、就業規則の内容が会社と労働者の間のルールとなります。
就業規則は、会社と労働者の間のルールブックということができます。
３ 就業規則の重要性
（１）一つのルールブックで労働条件を管理できる
多数の労働者に働いてもらうとき、一人ひとりの労働者と雇用契約書で細かなルールを定めるのは大変です。どの労働者にどのようなルールが適用されるのかを把握することも大変です。ルールを変える時に、全ての労働者と契約書を作り直すのも大変です。
そこで、雇用契約書では個々の労働者の主な労働条件を定めるにとどめ、就業規則で多数の労働者に共通適用されるルールを定めることになります。就業規則で定めたルールを変えるときは、就業規則を変更すればよく、一人ひとりの労働者と契約書を作り直す必要はありません。
このように、就業規則には、多数の労働者に共通するルールを一つのルールブックで管理できるという重要な意味があります。
（２）労働者との争いを予防できる
会社と労働者は、その立場の違いから、全く考え方が異なります。会社が労働者に守って欲しいと考える内容と、労働者が会社に対して守るべきと考える内容には隔たりがあります。仮に、就業規則で職場のルールが決められていなければ、会社と労働者とで対立が生じ、争いに発展しやすくなります。
会社が、就業規則で合理的なルールを定め、労働者に周知していれば、労働者はこのルールを守らなければなりません。会社は、就業規則のルールを示しながら、労働者に指導・命令することができます。
結果として、就業規則は、会社と労働者との争いを予防する役割を持ちます。
（３）裁判で会社の主張の根拠となる
会社と労働者で争いが激しくなり、裁判にまで発展することがあります。
会社が裁判で就業規則を根拠に「労働者が就業規則の●条のルールを守らなかったので、○条に基づいて今回の対応をしました。」などと主張することができます。
（４）懲戒処分の根拠になる
会社の秩序を乱した労働者に対して懲戒処分を行うことがあります。
しかし、懲戒処分は、労働者に特別の制裁を与えるものなので、就業規則などに根拠となる懲戒事由と懲戒の種別が定められていなければ行うことができません。
したがって、懲戒処分を行う場面に備えて、就業規則に懲戒について定めておく必要があります。
４ 就業規則に関する失敗
ここまで、就業規則の重要性をお伝えしましたが、就業規則がありさえすればよいかというと、そうではありません。
就業規則は、会社と労働者の間のルールなので、会社も就業規則を守る必要があります。
そこで、自社に合わない就業規則を定めてしまうと、会社に不利に働くことになります。
また、就業規則の内容に矛盾があったり、曖昧だったりして、ルールとして機能しないこともあります。
その他、過去に作った就業規則の内容がそのままになっていて、法令の改正に対応していなかったり、近年に重要性が増してきた事柄に対応できていないこともあります。例えば、育児介護休業への対応、時間外労働の管理と抑制、ハラスメント対策、メンタル不調者への対応、個人情報や営業秘密などの情報管理、テレワークを認める場合のルール、副業に関するルールなどに対応できていないことがあります。
５ 失敗例
就業規則の失敗例はたくさんありますが、ここでは、その一部を挙げてみたいと思います。
（１）労働者の区分が明確になっていない
就業規則内で労働者の区分の定義が不明確であったり、現場の労働者の区分と就業規則の規定に矛盾があったりすることがあります。
就業規則内で正社員と正規社員、パートタイマーと短時間労働者、有期雇用者と契約社員などと呼び方が混在していたり、それぞれの定義が定められていなかったりすることがあります。また、現場には正社員と無期雇用のパートタイマーしかいないのに、就業規則には正社員と有期雇用社員が定められ、無期雇用のパートタイマーが定められていないことがあります。
労働者の区分が不明確だと、どの労働者に、どのルールが適用されるのかが分からなくなってしまいます。
（２）試用期間の延長規定がない
就業規則に試用期間の規定はあるが、試用期間の延長を定めていないことがあります。
試用期間中に病気による欠勤があって労働者の適性の見極めが難しく、試用期間を延長したいという場面が生じることがあります。また、試用期間中の仕事振りから当社で仕事を続けるのは難しそうだが、現時点で本採用を拒否するのではなく、試用期間を延長して様子を見たい場合もあります。
そのような時に、延長の規定がなければ、試用期間の延長は難しくなります。
（３）実際の勤務時間よりも短い勤務時間が規定されている
実際の現場では1日8時間勤務なのに、就業規則に7時間30分の勤務時間が定められていた場合はどうでしょうか。就業規則では7時間30分の勤務時間なのに、実際には8時間働いているということは、30分間の残業をしていることになり、労働者から残業代を請求される可能性があります。
（４）賞与支給日在籍の要件がない
賞与には、一般的に、これまで働いてくれたことへの対価という意味だけでなく、今後働くことへの意欲を高める意味もあります。
会社によっては、賞与支給日までに辞めた労働者に対しては、今後の働く意欲を高める必要がないので、賞与を支給すべきでないと考える場合があります。
この場合、就業規則で、賞与の支給対象となる労働者を、賞与の対象期間の在籍に加えて、賞与支給日にも在籍する労働者であることを規定する必要があります。
支給日在籍の要件がなければ、辞めた労働者にも賞与を支給することとなってしまいます。
（５）休職が労働者の権利として定められている
休職とは、労働者が業務外で病気になってしまったなど、仕事をするのが難しい状況になった場合に、休みを与える制度です。全ての会社にあるわけではなく、休職制度を設けるべきと考えた会社が就業規則で規定していることが多いです。
休職制度は、休職期間を過ぎても仕事に復帰できない場合、当然退職となるルールにすることが多いです。仕事ができる状態ではない労働者を会社がすぐに解雇するのではなく、一定期間は解雇を猶予するという意味を持っています。
会社に休職制度がある場合でも、休職を命じるかどうかは、会社が休職の理由・経緯、労働者の仕事振り、労働者の説明、診断書の内容、回復の可能性など、様々な事情を踏まえて判断すべきことです。また、休職期間が終わるまでに復職できなければ退職となるのですから、休職の開始時期が重要となり、これを明確にするために、会社側が労働者に休職を命じることが望ましいです。就業規則上は、「○○の場合は、休職を命じることがある。」などといった定め方をして、会社が休職を命じるかどうかの判断を行うことを明確にするべきと思われます。
就業規則に、休職を労働者の当然の権利と読めるような形で規定してしまうと、会社はそれに拘束されてしまいます。会社側が休職の対象ではないと考えた場合でも、労働者を当然に休職させなければならないといったことになりかねません。
（６）再度の休職の場合の残期間の規定がない
精神疾患などの場合は、いったん休職し、復職した場合でも、すぐに精神疾患が再発し、再度休職するという事態が起こりやすいです。その際には、休職できる期間の終わりがいつなのかが問題になります。例えば、休職できる期間が6か月で、前回は3か月休職し、再度休職する場合に、今回休職できる期間は前回の残期間の3か月となるのか、それとも前回とは関係なく6か月となるのかといった問題が生じます。
そこで、復職してから一定期間内（例えば、復職後1年以内など）に同一又は類似の傷病で仕事ができない状態になったときは、再休職とするなどして、その期間は以前の期間の残り期間とするような規定を設けた方がよいと思われます。
（７）懲戒処分の手続が慎重すぎる定めになっている
就業規則の懲戒の手続が慎重すぎる定めになっていることがあります。慎重な検討をする姿勢は大切ですが、慎重すぎる内容を就業規則に定めてしまうと、会社はこれに拘束されてしまいます。
例えば、「あらかじめ口頭注意を行い、改善されない時に、懲戒処分を行う。」といった規定になっている場合があります。しかし、現預金や商品在庫の横領・窃盗、職場内での暴行、顧客情報の売却、中途採用時の重要経歴の詐称が判明した場合などはどうでしょうか。このような場合に、口頭で注意して、本人の改善を待つことは現実的でないと思います。
他にも、「軽い懲戒処分から一つずつ段階的に行う」といった規定になっている場合があります。
しかし、従業員の違反行為が重大な場合は、譴責（始末書の提出）といった軽い処分を経ずに、出勤停止、懲戒解雇などの重い処分を検討すべき場面があります。
（８）会社の情報の保護が定められていない
会社にとって外に漏れると困る情報があると思います。例えば、顧客情報、仕入情報、製造技術、開発中の製品情報、会社の財務情報など、様々なものが考えられます。
このような情報の保護を徹底するために、会社が就業規則や就業規則の一部となる企業秘密保持規程などで、どのような情報を漏らしてはいけないのかを明確に定めておくべきです。また、在職中だけでなく、退職後も漏らしてはいけないことも明記しておくべきです。
（９）退職後の競業避止義務の規定の必要性が検討されていない
会社にとって重要な地位にいる労働者が競業他社に転職する、競合する事業を始めることがあります。重要な地位にいる労働者は、会社にとって重要な情報やノウハウを持っていたりして、それを利用して競業されると、自社が競争で不利になることがあります。
しかし、労働者が退職後に会社と競業することは、原則としては自由にできます。
これを防ぎたい場合は、会社が就業規則などで、退職後の一定期間、競業を禁止する旨を定めておく必要があります。なお、労働者が重要な地位に就くときや、退職する時などの要所で、秘密保持や競業避止に関する誓約書を作成してもらうといった対応も重要です。
６ さいごに
就業規則は会社と労働者のルールブックとなる重要なものです。
貴社の就業規則が、貴社に合った適切なものになっているか、現在の法規制に沿ったものになっているか、労働者とのトラブルを防ぐことのできる内容になっているか、一度点検いただければと思います。
まずは、社長や人事担当の方に就業規則を読み直していただいて、不安や疑問があれば、社会保険労務士や弁護士などの専門家の力を借りていただきたいと思います。